Programación de tareas
¿Qué es una programación?
En Mairu, ofrecemos la capacidad de crear programaciones vinculadas a tus reportes. Esta función es extremadamente útil para programar actividades como mantenimiento preventivo para tus máquinas, inspecciones en tu lugar de trabajo o incluso la creación de checklists con los procedimientos para la maquinaria.
Por ejemplo, supongamos que necesitas realizar un mantenimiento preventivo una vez a la semana. Primero, ya habrás creado la herramienta con el checklist detallado de los pasos a seguir para realizar el mantenimiento. Una vez que el reporte esté creado, puedes establecer una programación asociada directamente a este formulario. Y listo, una vez a la semana, nuestro sistema enviará una notificación a la persona responsable de llevar a cabo el mantenimiento, asegurando que se realice en el momento adecuado y que no se pase por alto ninguna tarea importante.
¿Cómo creas una programación?
Primero, dirígete al menú y al área de formularios, selecciona el formulario sobre el cual deseas hacer una calendarización. Si tienes un gran número de formularios, puedes utilizar la función de búsqueda por texto o filtrar por título, módulo, estado (borrador o publicado), creador y fecha de creación (puedes seleccionar escala de tiempo o antes/después de una fecha).
Al ingresar al formulario, este se abrirá en modo edición con el menú en el lateral izquierdo. Al hacer clic en "programaciones", podrás ver si ya hay alguna programación asociada a este formulario, activarla o desactivarla, y podrás crear una nueva con el botón verde en la esquina superior derecha.
Ahora, puedes configurar tu programación. Si estás familiarizado con el calendario de Outlook, notarás que tiene una estructura similar. Los campos con asterisco rojo son los que debes completar obligatoriamente (título, departamento, fecha de inicio y turno). En el caso del turno, al seleccionar una de las opciones del desplegable, se actualizará directamente los campos de las horas en los que se tiene que hacer la tarea.
Los demás campos son opcionales y que podrás completar cuando creas necesario. Ten en cuenta que si deseas seleccionar un usuario, primero debes haber elegido el departamento y el puesto. Estos campos actúan como filtros y simplifican la selección desde los desplegables.
Si deseas seleccionar el activo (asset), al hacer clic en el botón del desplegable se abrirá una tabla con la estructura de activos para que puedas elegirlo más fácilmente.
Y es crucial no olvidar marcar la programación como activa si deseas que empiece a funcionar al guardarla.
Las programaciones pueden ser únicas o personalizadas. Vamos a ver la diferencia:
Programaciones personalizadas
Por defecto, al crear una programación se marca la opción de "personalizado", lo que significa que será una tarea que se repita y debes indicar la periodicidad.
Selecciona la fecha de inicio y establece la frecuencia de repetición utilizando los campos debajo de "repetir cada", que indican el número de veces (1 por defecto) y la periodicidad (semanal, mensual, mes, anual). Por ejemplo, si deseas programarlo para que se haga trimestralmente, deberás seleccionar 4 y año. Según la periodicidad necesaria, puedes configurarla con detalle.
En caso de veces por día, indica cuántas veces deseas que se realice en un mismo día.
Para veces por semana, elige cuántas veces a la semana y qué día debe realizarse.
En cuanto a veces por mes, puedes optar entre que se repita, por ejemplo, el día 4 de cada mes, o que se repita el primer/segundo/tercer/cuarto/último día de la semana o especificar el día (lunes, martes, miércoles, jueves, viernes).
Y finalmente, en veces al año, igual que en el caso anterior, selecciona si debe repetirse en una fecha determinada del año o en el primer/segundo/tercer/cuarto/último día de la semana, o especifica el día (lunes, martes, miércoles, jueves, viernes) del mes en que debe realizarse.
Cuando sea necesario tienes la opción de determinar un final para esta programación. A la derecha encontrarás la opción “terminar” con tres alternativas:
- Nunca (sin fecha fin)
- Selecciona una fecha en el calendario para que deje de repetirse esta tarea.
- Después de un número determinado de repeticiones.
Programaciones únicas
Si creas una programación única, esta no se repetirá y solo necesitas seleccionar la fecha de inicio. En estos casos, pueden ser tareas que no tengan una periodicidad específica pero que puedes activar en aquellas ocasiones que sea necesario llevarlas a cabo.
Esperamos que te haya servido de ayuda y cualquier duda que tengas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en soporte@mairu.digital.
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